Система бронирования переговорных комнат в офисе

Индустрия бизнеса уверенными шагами идет вперед в такт технологическому развитию мира и невозможные вещи в этой стезе становятся возможными. Широкую огласку (особенно в коронавирусный период) получил гибридный формат работы, который сумел натолкнуть многие компании на совмещение и удаленного функционирования штата, и физического присутствия в нужные периоды. Говорить об эффективности получившейся системы сложно (хотя бы потому, что существует она только пару лет). Однако уже сейчас становится ясно: вернуться к привычной реальности будет непросто, да и надо ли?

Используйте единую систему управления переговорными комнатами

Функционирование единой системы бронирования помещений — один из ключей к успеху. Наличие единственной четко выстроенной структуры поможет избежать путаниц и сопутствующих проблем в будущем. К тому же, обслуживать выбранный инструмент на протяжении длительного промежутка времени — задача непростая, поэтому создавать “солянку” из разных решений — глупо и неуместно. Если подойдете к поставленному вопросу максимально осознанно, то добьетесь поставленных целей и не наживете ненужных казусных ситуаций.

Ключевым элементом при построении надежной экосистемы становится корректно подобранный инструмент. В сфере бизнес-решений однозначно лидирует продукт UnSpot — молодой, но амбициозный проект от российских разработчиков. Сервис помогает эффективно выстроить новую рабочую среду, без фатального разрушения старой. Пользователя порадует не только надежность и авторитетность UnSpot, но и богатый инструментарий, среди которого десятки различных функций.

Учитывайте особенности помещений

Всегда присутствуют так называемые “переменные”, которые не дают подобрать уникальных рекомендаций. Следовательно, отталкиваться при построении эффективной системы управления переговорками, стоит от имеющихся фактов и условий. К примеру, не каждое помещение стоит оснащать по последним технологическим стандартам — персональный компьютер в коворкинг-зоне далеко необязательный элемент.

Дайте четкие названия переговорным комнатам

Прежде чем внедрять новый формат труда и соответствующие технические аспекты, следует продумать всю структуру с нуля. Дайте внятные названия всем зонам, определите ключевые места, где стоит и не стоит устанавливать современное оборудование и так далее. Проведя подобные манипуляции, можно не только облегчить работу сотрудникам, но и создать качественную офисную экосистему.

Следите за занятостью помещений

Отслеживание занятости помещений, по сути, является основополагающим фактором внедрения соответствующего программного обеспечения. Осведомленность о том, свободна переговорная комната или нет, поможет работнику сформировать индивидуальный рабочий график, а руководству — оценить необходимость сопутствующих издержек. В офисных реалиях срывы важных встреч — не редкость, а подобные инструменты без лишних заморочек решают такие проблемы.

Соблюдайте технику безопасности и гигиену внутри переговорных комнат

Прийти в чистенькую комнатку и удобно расположиться в кресле, что может быть лучше? Естественно, поддерживать чистоту нужно в постоянном режиме, да и следить за безопасностью внутри рабочих помещений обязан каждый сотрудник. Создание уютной обстановки поможет избежать неприятных психологических эффектов и, конечно же, своевременная уборка — залог здоровых участников деловых встреч.