Преимущества отслеживания времени

Все предприятия, сотрудники которых проводят большую часть своего рабочего времени вне офиса или работают за компьютером, могут извлечь выгоду из учета рабочего времени.

Что такое отслеживание времени?

По сути, тайм-трекинг — это процесс записи времени, потраченного на работу, определенные задачи или проекты.

Если вы только начинаете заниматься отслеживанием времени, возможно, вам нужны ответы на некоторые из следующих вопросов:

- Зачем отслеживать время?
- Почему учет времени важен для работы и других видов деятельности?
- Как сотрудники могут извлечь выгоду из учета рабочего времени?
- Как вы можете отслеживать время и каковы наилучшие методы?
- Как выбрать лучшее программное обеспечение для отслеживания времени?
- Как можно не работать больше, чем нужно, и не переутомляться?

Давайте выясним, кто те люди, которые используют тайм-трекинг.

Кто следит за временем и зачем?

Большинство из нас так или иначе являются частью делового мира.

И большинство компаний в этом мире полагаются на программное обеспечение для автоматического учета рабочего времени, особенно если их сотрудники проводят много времени за компьютером или вне офиса.

Учет времени полезен и выгоден для всех предприятий, которые:

- Работа с клиентами,
- Счёт по часам,
- Наличие удаленной или гибридной формы работы,
- Предлагайте гибкий график работы и
- Хотите повысить производительность и рентабельность.

В целом, многие профессии, организации и предприятия могут извлечь выгоду из отслеживания своего рабочего времени. Они включают:

- Фрилансеры и независимые консультанты,
- Гибридные, удаленные и виртуальные команды ,
- Предприятия с полевыми работниками,
- Компании, которые работают с клиентами,
- Компании, которые выставляют счета по часам,
- Компании, которые хотят повысить производительность и
- Предприятия, которые предлагают гибкий график работы.

Давайте посмотрим, как и почему они отслеживают время.

Фрилансеры и независимые консультанты

Большинство фрилансеров и независимых консультантов используют учет рабочего времени, чтобы:

- Покажите своим клиентам доказательства того, что они выполнили порученную работу, обычно в виде отчетов,
- Записывайте все праздно проведенное время, чтобы они могли свести к минимуму отвлекающие факторы и прокрастинацию, работая дома.
- Повышайте производительность, устанавливая сроки выполнения микрозадач в рамках проекта,
- Создавайте более точные оценки для будущих проектов, анализируя время, которое обычно требуется им для завершения проектов, и
- Отслеживайте их оплачиваемые часы, чтобы они могли выставлять счета клиентам и анализировать, достаточно ли они берут плату за свою работу.

Гибридные, удаленные и виртуальные команды

Большинство гибридных, удаленных и виртуальных команд используют учет времени для:

- Предоставить доказательства того, что они работали над своими заданиями,
- Мотивируйте членов команды быть продуктивными и вносить равный вклад,
- Создавайте простые расписания, доступные всем членам команды,
- Поощряйте членов команды практиковать подотчетность и ответственность при работе из дома, и
- Используйте учет рабочего времени в качестве основы для расчета заработной платы и обеспечения справедливого вознаграждения каждого сотрудника.

Предприятия с полевыми работниками

В компаниях, в которых работают выездные работники, например в строительных компаниях , учет рабочего времени может помочь:

- Отслеживайте работу на расстоянии, учитывая, что руководитель проекта не может контролировать всех лично,
- Разрешить полевым работникам отправлять подробные отчеты о своем прогрессе,
- Убедитесь, что прогресс рабочих хорошо задокументирован, чтобы им можно было платить соответственно, и
- Улучшить общую коммуникацию между менеджером проекта и полевыми работниками.

Компании, которые работают с клиентами

С клиентами работают различные агентства , технологические и ИТ-компании и даже некоммерческие организации.

Эти предприятия используют отслеживание времени для:

- Создать доверительные отношения с клиентом, позволив ему получать точную информацию о ходе проекта и смете расходов,
- Выставлять счета клиентам более точно, исходя из фактической стоимости проекта, а также времени и ресурсов, необходимых для его завершения, и
- Оцените прибыльность своих проектов, просмотрев отчеты о времени и спросив себя:
- Мы взимаем плату в соответствии с нашей фактической работой или мы должны поднять наши ставки?
- Сосредотачиваемся ли мы на прибыльных проектах или тратим слишком много времени на неприбыльную деятельность?

Компании, которые оплачивают по часам

Компании, которые работают с клиентами и выставляют счета по часам, например, юридические конторы , используют учет рабочего времени для:

- Генерация счетов на основе времени, которое они потратили на работу над проектом, и их почасовых ставок,
- Платите более точно, так как каждая секунда, затраченная на проект, тщательно документируется,
- Максимизируйте доход.

Компании, которые хотят повысить производительность

Даже предприятия, которые не работают с клиентами, но заинтересованы в повышении эффективности, полагаются на отслеживание рабочего времени, чтобы оценить уровень производительности своих сотрудников.

Они хотят знать две вещи:

- Достигают ли сотрудники желаемых результатов в установленные сроки?
- Или они проводят слишком много времени без дела?
- Учет времени поможет сотрудникам оценить, как они тратят свое рабочее время, и мотивировать их быть более продуктивными и лучше организовывать свое время.

Предприятия, предлагающие гибкий график работы

Предприятия с гибким графиком работы отслеживают время, чтобы:

- Предоставлять отчеты о том, когда сотрудники приходят на работу, когда уходят и сколько времени проводят в офисе;
- Создайте точную платежную ведомость,
- Запись сверхурочных, отгулов и отпусков.