Ошибки в сертификатах и декларациях: как исправить?

В любой официальный документ могут закрасться ошибки, неточности или просто опечатки, и Сертификаты с Декларациями соответствия, к сожалению, не являются исключением. И достаточно легко представить, какие неудобства, а скорее, серьезные проблемы могут создать официальные бумаги строгой отчетности, в содержании которых вдруг обнаружатся ошибки. Например, неверное написание названия юридического лица, получившего разрешительный документ на свою продукцию, может стать поводом для отказа в оформлении товара на таможне или штрафных санкций со стороны надзорных служб, ведь Сертификат фактически будет выписан на «другую» организацию. Похожая ситуация сложится и при неправильном написании реквизитов Протоколов и Актов, ставших основанием для выдачи столь важного документа.

Что делать, если обнаружена ошибка?

Согласно сложившейся судебной практике, документы, в которых выявлены несущественные ошибки – те, что не влияют на суть изложенного, сохраняют свою юридическую силу. Также в некоторых бумагах, к примеру, первичных финансовых, допускаются исправления с указанием подписи лица, сделавшего такую корректировку, и даты исправления. Но все это неприменимо к Сертификатам и Декларациям, а единственным верным способом исправить ошибку в них остается оформление нового документа.

Не лишним будет помнить и об ответственности. Неправильное оформление Сертификата может допустить только тот, кто непосредственно составляет такой документ. Это работники сертификационного органа, которые всегда несут полную ответственность за то, что указано в содержании выданной разрешительной бумаги. В случае с Декларацией соответствия все иначе: ответственным за то, что и как в ней приводится, является сам декларант.

То, что Сертификаты соответствия и Декларации, подтверждающие безопасность находящейся в свободном обращении продукции, должны оформляться грамотно, можно считать одним из требований, предъявляемых к их составителям. Так, на каждый вид разрешительной бумаги можно найти свой нормативный акт, это удостоверяющий:

• Постановление №12 Росстандарта от 17 марта 1996 г. – выдвигает требования к порядку заполнения бланка Сертификата российской системы госстандарта ГОСТ Р.
• Приказ №53 Минпромторга от 22 марта 2006 г. – устанавливает требования к документам, выдаваемым в рамках национальных технических регламентов.
• Решение №293 Коллегии ЕЭК от 25 декабря 2012 г – формулирует правила составления Сертификатов соответствия, относящихся к Техрегламентам Таможенного союза (ЕАЭС).

В каждом акте есть упоминание о том, что составителю недопустимо делать исправления, поправки, подчистки и уточнения в уже оформленных документах. Вместе с этим российское законодательство допускает возможность получения от сертификационного органа специального разъяснительного письма, в котором указываются допущенные ошибки, и приводится правильная трактовка информации. При этом в письме обязательно должна присутствовать печать органа и подпись с расшифровкой специалиста, который выдал Сертификат либо зарегистрировал Декларацию.

Для справки: разъяснительное письмо можно считать неформальным приложением к основному документу, а оформляют его обычно для исправления незначительных или некритичных орфографических ошибок и опечаток. Грубые ошибки, из-за которых неправильно отражается ассортимент сертифицированного товара или размер партии, обычно исправляются составлением и выпуском нового документа.

Важные нюансы

Исправление ошибок в Сертификатах путем выдачи заявителю нового документа – это всегда получение бланка с новым регистрационным номером. Причиной этому является оформление таких документов на защищенных носителях. В отличие от Декларации, где используется обычная бумага формата А4, Сертификат соответствия составляется на специальном бланке – с микротекстом, с полупрозрачным защитным голографическим элементом, с гильоширной рамкой позитивного отображения и уникальным типографским номером. Соответственно, в новый Сертификат будут внесены и новые сведения о дате регистрации документа в Едином Реестре.

Исправление ошибок в Декларациях соответствия тоже допускается с использованием разъяснительного письма, которое можно оформить в сертификационном органе. Но более надежный вариант – составить новую Декларацию и направить ее специалистам, которые регистрировали прежний документ в Росреестре. Старая версия будет аннулирована, а новая – получит новый регистрационный номер и пройдет регистрацию.

Наконец, применение находит практика выдачи дубликатов Сертификатов и Деклараций. Это можно сделать в случае потери или сильной порчи документа. Как и в предыдущих случаях, для получения дубликата следует обратиться в тот орган по сертификации, который оформлял потерянный или испорченный документ.

Помощь в подготовке материала: «SCU.GROUP» - аккредитованный центр сертификации соответствия.